Der Prozess der Angebotserstellung bei RHEINFORMAT folgt einem klar strukturierten Ablauf, der Transparenz schafft und sicherstellt, dass am Ende ein maßgeschneidertes Konzept vorliegt. Alle Schritte sind darauf ausgelegt, die Anforderungen des Unternehmens und die Erwartungen der Zielgruppe präzise zu erfassen und in ein realistisches Leistungsverzeichnis zu überführen. So entsteht ein verlässlicher Rahmen für Zeitplan, Kosten und Qualität – und die Basis für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit.

Zu Beginn steht die erste Kontaktaufnahme, die idealerweise über ein kurzes Online-Formular oder per E-Mail erfolgt. Hier werden bereits grundlegende Eckdaten erfragt: Branche, derzeitiger Webauftritt (falls vorhanden), grobe Zielsetzung, gewünschte Kernfunktionen und ein erster Budgetrahmen. Im Anschluss lädt RHEINFORMAT zu einem unverbindlichen Erstgespräch ein, in dem die Bedarfsanalyse erfolgt. In diesem Termin werden Details wie Zielgruppen, Kommunikationsziele, Content-Strategie und technische Voraussetzungen herausgearbeitet. Auch Marketing-Anforderungen wie Lead-Generierung, Newsletter-Anbindung oder E-Commerce-Funktionen werden angesprochen. Auf diese Weise gewinnen alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis von Projektumfang und Erfolgsfaktoren.

Basierend auf den Ergebnissen der Bedarfsanalyse wird ein konzeptionelles Briefing erstellt. Dieses Dokument enthält eine inhaltliche und funktionale Zusammenfassung: Welche Seitenstruktur ist geplant? Welche Formate (Text, Bild, Video, interaktive Elemente) sollen eingesetzt werden? Welche Besonderheiten muss das Content-Management-System – etwa TYPO3 – abbilden? Welche Anforderungen bestehen an UX/UI-Design, Barrierefreiheit und Performance? Darüber hinaus fließt die SEO-Strategie mit ein: Keyword-Potenziale, technische On-Page-Optimierungen und mögliche Off-Page-Maßnahmen werden skizziert. Auf dieser Basis entsteht ein erstes Konzept, das sowohl die inhaltlichen als auch die technischen Eckpfeiler festlegt.

Im nächsten Schritt erfolgt die detaillierte Aufwandsschätzung. RHEINFORMAT kalkuliert einzelne Leistungspakete, etwa Konzeption, Design, Frontend- und Backend-Entwicklung, Content-Erstellung und SEO-Optimierung, jeweils mit einem geschätzten Stunden- oder Pauschalaufwand. Auch optionale Zusatzleistungen wie Hosting-Paket, Wartungsvertrag, Schulungen oder KI-gestützte Chatbots werden separat ausgewiesen. So wird transparent, welche Kosten für welchen Leistungsumfang anfallen, und mögliche Alternativen – zum Beispiel ein schlankeres MVP-Release oder ein mehrstufiges Roll-out-Modell – können direkt gegenübergestellt werden.

Anschließend fasst RHEINFORMAT alle Informationen in einem formalen Angebot zusammen. Dieses enthält eine klare Aufschlüsselung der einzelnen Module mit Beschreibung, Aufwand und Preis sowie einen groben Zeitplan mit Meilensteinen. Üblicherweise gliedert sich das Angebot in drei Abschnitte: Basisleistungen (Pflichtumfang), optionale Zusatzpakete und Sonderwünsche. Dazu gehören zum Beispiel erweiterte Integrationen (CRM-Schnittstellen, E-Mail-Marketing), mehrsprachige Ausspielung oder erweiterte Barrierefreiheits-Checks. Auf diese Weise behält der Auftraggeber volle Kontrolle über den Leistungs- und Kostenrahmen und kann Prioritäten setzen.

Vor der finalen Beauftragung bietet RHEINFORMAT eine Feedback-Runde an. Offene Fragen werden in einem persönlichen Gespräch oder per Web-Meeting geklärt, Änderungswünsche aufgenommen und, falls nötig, das Angebot angepasst. Dabei kann zum Beispiel die Gewichtung zwischen Design-Runden und Entwicklungsaufwand verändert oder ein Zeithorizont gestrafft werden. Selbst wenn der Budgetrahmen während der Abstimmung neu definiert wird, werden die Auswirkungen auf Funktionsumfang und Liefertermine transparent dargestellt. Dieses iterative Vorgehen verhindert Missverständnisse und schafft die gewünschte Kostensicherheit.

Sobald alle Punkte abgestimmt sind, erfolgt die offizielle Beauftragung. In der Regel wird ein formeller Auftrag oder eine unterschriebene Auftragsbestätigung ausgetauscht, in der neben dem Leistungsumfang und den Kosten auch Zahlungsmodalitäten (zum Beispiel Abschlagszahlungen nach definierten Meilensteinen) und Vertragsbedingungen festgelegt sind. Damit sind sowohl Terminziele als auch Zahlungsfristen klar definiert, und beide Seiten verfügen über eine verlässliche vertragliche Grundlage.

Im Anschluss startet die Projektplanungsphase. Auf Basis des Angebots erstellt RHEINFORMAT einen detaillierten Projektplan mit Timeline, Verantwortlichkeiten und Feedbacktagen. Meilensteine wie Design-Abnahmen, technische Zwischenlieferungen und Content-Freigaben werden terminlich verankert. Dieser Projektplan bildet die operative Grundlage für das Team und ermöglicht dem Auftraggeber volle Transparenz über den Fortschritt. Parallel dazu werden Zugänge zu Servern, Testumgebungen und Content-Management-Systemen eingerichtet, damit frühzeitig erste Entwürfe in realer Umgebung getestet werden können.

Während der Umsetzung sorgt ein fester Projektleiter für die Koordination aller Arbeitsschritte und fungiert als zentrale Ansprechperson. Regelmäßige Status-Updates und Review-Termine halten den Entwicklungsprozess agil und ermöglichen zeitnahes Eingreifen, falls sich Anforderungen ändern oder unerwartete Herausforderungen auftreten. So bleibt der Zeitplan im grünen Bereich und das Budget wird eingehalten.

Nach erfolgreichem Abschluss aller Projektphasen – von der Konzeption über das Design und die technische Realisierung bis hin zu Tests und SEO-Feinschliff – erfolgt die Liveschaltung der Website. RHEINFORMAT begleitet diesen Schritt mit finalen Checks: Backup-Verifikationen, Performance-Tests und Sicherheitsaudits stellen sicher, dass die Live-Version reibungslos an den Start geht. Auf Wunsch werden Redakteure und Administratoren in einem kurzen Workshop in TYPO3 oder das gewählte CMS eingewiesen, damit das interne Team eigenständig Inhalte pflegen kann.

Auch nach Go-Live bleibt RHEINFORMAT als Partner erhalten: Im Rahmen eines optionalen Wartungs- oder Supportvertrags werden Sicherheitsupdates eingespielt, Backups überprüft und kleinere Anpassungen rasch umgesetzt. Zudem können Performance-Analysen und SEO-Monitoring gebucht werden, um die Website kontinuierlich zu optimieren und auf aktuelle Markt­anforderungen abzustimmen.

Durch diesen klar definierten, iterativen Ablauf garantiert RHEINFORMAT, dass die Angebotserstellung nicht nur ein formaler Akt ist, sondern den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt legt. Alle Leistungen sind nachvollziehbar aufgelistet und auf Wunsch modular erweiterbar. So entsteht ein individuell abgestimmtes Gesamtpaket, das den Bedarf des Unternehmens exakt trifft und zugleich maximale Kostentransparenz bietet – ohne versteckte Posten und mit klaren Meilensteinen für die gemeinsame Umsetzung.